根据新一轮竞争上岗之后各部门文秘、档案人员有所变动的情况，为进一步规范公文处理，提高工作效率，提升文秘、档案整体工作水平，4月13日上午，校办组织召开学校文秘、档案工作会议。校办相关人员、各部门办公室主任、行政秘书（办事员）、兼职档案管理员参加了会议，会议由党委办公室、校长办公室主任徐刚主持。
会上，徐刚主任对各部门文秘、档案人员一直以来的辛勤工作、黙默奉献，为确保学校信息畅通和决策落实，维护教育教学秩序所做出的努力给予高度肯定。徐刚主任提出，一是根据人员变动情况，要进一步加强沟通交流；二要树立“办公室工作无小事”的思想观念，增强服务意识和责任意识；三是要加强学习，规范管理，提高工作的科学化和规范化，提高工作效率和服务水平。
随后，两办秘书科相关人员针对办文工作中的一些要求和注意事项进行说明。两办相关负责人分析了目前档案管理和信息报送工作中存在的主要问题，重点围绕如何做好档案管理和信息报送工作进行讲解，并提出相关要求。会上，与会人员围绕有关问题进行了交流和讨论。
最后，何锐连副书记、副校长在会上讲话。他高度评价了文秘、档案人员在学校全局工作中的重要性，对大家的思想、作风和工作表现给予充分肯定。何锐连副书记、副校长指出，文秘档案工作是学校联系内外，沟通上下，协调左右，承前启后的重要工作，对学校工作总结、经验积累、决策落实具有重要作用。他指出，要继续重视和加强队伍建设，提高文秘、档案人员的思想理论素质和业务能力，全面提升学校文秘、档案工作整体水平。
为规范文秘和档案工作，两办还组织编印了《顺德职业技术学校档案工作规范》、《公文写作与处理十问》、《顺德职业技术学院信息报送工作试行办法（讨论稿）》，印发给与会人员学习参考。
